Datenschutzinformationen zur Anmeldung und Teilnahme am Kindernachtrennen

Diese Datenschutzinformationen gelten für die Online-Anmeldung und Teilnahme am Kindernachtrennen auf der Leipziger Radrennbahn. Sie informieren darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte betroffene Personen haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Kindernachtrennen ist:

SC DHfK Leipzig e.V.
Am Sportforum 10
04105 Leipzig
Telefon: +49 341 982 11 0
E-Mail: info@scdhfk.de

E-Mail für Rückfragen, Widersprüche und Widerrufe im Zusammenhang mit dem Kindernachtrennen: kindernachtrennen@scdhfk.de

Datenschutzbeauftragter / Datenschutzkontakt: datenschutz@scdhfk.de

2. Betroffene Personen

Von der Datenverarbeitung betroffen sind insbesondere:

• teilnehmende Kinder,
• deren Eltern bzw. Sorgeberechtigte,
• Begleitpersonen, soweit sie auf Foto- oder Videoaufnahmen erkennbar sind,
• freiwillige Helferinnen und Helfer, soweit sie in die Veranstaltungsorganisation eingebunden sind.

3. Anmeldung zum Kindernachtrennen

3.1 Zwecke der Verarbeitung

Im Rahmen der Online-Anmeldung verarbeiten wir personenbezogene Daten, um die Teilnahme am Kindernachtrennen zu organisieren, durchzuführen und nachzubereiten. Dazu gehören insbesondere: Entgegennahme und Bearbeitung der Anmeldung, Prüfung der Teilnahmevoraussetzungen, Zuordnung zu Altersklassen oder Startgruppen, Erstellung von Start- und Teilnehmerlisten, Ausgabe von Startnummern, Abwicklung der Startgebühr, Kommunikation mit den Sorgeberechtigten zur Veranstaltung, Information über organisatorische Änderungen, sicherheitsrelevante Hinweise oder kurzfristige Mitteilungen, Durchführung der Veranstaltung, Zeitnahme und Ergebnisdarstellung, Bearbeitung von Rückfragen, Dokumentation der Anmeldung und Teilnahme sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche, soweit erforderlich.

3.2 Verarbeitete Daten

Je nach Ausgestaltung des Anmeldeformulars können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname des teilnehmenden Kindes,
• Geburtsdatum oder Altersklasse,
• Geschlecht, soweit für Altersklasse, Startgruppe oder Wertung erforderlich,
• Vereinszugehörigkeit oder Abteilung, soweit organisatorisch erforderlich,
• Name eines Sorgeberechtigten,
• Kontaktdaten des Sorgeberechtigten, insbesondere E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer,
• Zahlungsdaten bei Online-Voranmeldung, insbesondere Kontoinhaber und Bankverbindung (IBAN) für den SEPA-Lastschrifteinzug der Startgebühr,
• Angaben zur Anmeldung und Teilnahme,
• Startnummer, Startgruppe, Wertungsklasse,
• Zeitnahme- und Ergebnisdaten,
• technische Protokolldaten bei Nutzung der Online-Anmeldung.

Es werden nur Daten erhoben, die für die Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich sind oder die freiwillig angegeben werden.

3.3 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der für die Anmeldung und Durchführung erforderlichen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung der Teilnahme am Kindernachtrennen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Soweit Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet oder aufbewahrt werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit Daten zur Organisation, Dokumentation, Sicherheit der Veranstaltung, Missbrauchsvermeidung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen, sicheren und nachvollziehbaren Durchführung der Veranstaltung sowie in der Wahrung berechtigter rechtlicher Interessen des Vereins.

4. Nutzung des externen Anmeldedienstleisters Baer-Service GmbH

Für die technische Durchführung der Online-Anmeldung setzen wir den externen Anbieter Baer-Service GmbH ein.

Die Baer-Service GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Online-Anmeldung grundsätzlich nur, soweit dies für die technische Abwicklung der Anmeldung erforderlich ist. Soweit die Baer-Service GmbH personenbezogene Daten im Auftrag des SC DHfK Leipzig e.V. verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Der Dienstleister ist dabei verpflichtet, personenbezogene Daten nur nach dokumentierter Weisung des Vereins zu verarbeiten, angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen einzusetzen und die Vertraulichkeit der Daten zu wahren.

5. Zahlungsabwicklung (Startgebühr)

Die Startgebühr in Höhe von 10 € wird bei Online-Voranmeldung per SEPA-Lastschrift über unseren Anmelde- und Zahlungsdienstleister Baer-Service GmbH eingezogen; dieser bindet für die technische Zahlungsabwicklung die race result AG ein. Dabei werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere Name des Kontoinhabers, Bankverbindung (IBAN) und der Zahlungsbetrag. Bei Nachmeldung vor Ort erfolgt die Zahlung in bar; in diesem Fall werden keine Bankdaten verarbeitet.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung der Teilnahme). Soweit Zahlungs- und Buchungsbelege gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO).

Wird eine Lastschrift nicht eingelöst, können die zur Klärung und Nacherhebung erforderlichen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO verarbeitet werden.

6. Kommunikation zur Veranstaltung

Die bei der Anmeldung angegebene E-Mail-Adresse wird verwendet, um die Anmeldung zu bestätigen und notwendige Informationen zur Veranstaltung zu versenden. Dazu können insbesondere gehören: Bestätigung der Anmeldung, Hinweise zum Ablauf, Informationen zu Startzeiten, Startnummern oder organisatorischen Änderungen, sicherheitsrelevante Hinweise, kurzfristige Mitteilungen bei Änderungen, Absagen oder wetterbedingten Anpassungen sowie Informationen zur Ergebnisbereitstellung.

Diese Kommunikation ist Bestandteil der Veranstaltungsorganisation und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Durchführung der Teilnahme erforderlich ist. Soweit eine darüberhinausgehende organisatorische Information im berechtigten Interesse des Vereins erfolgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine Nutzung der E-Mail-Adresse für Newsletter, allgemeine Vereinswerbung oder sonstige werbliche Informationen erfolgt nur, wenn hierfür eine gesonderte freiwillige Einwilligung erteilt wurde.

7. Newsletter und werbliche Informationen

Der Versand eines Newsletters oder sonstiger werblicher Informationen erfolgt nur auf Grundlage einer gesonderten freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine solche Einwilligung ist freiwillig. Die Teilnahme am Kindernachtrennen ist nicht davon abhängig, ob eine Einwilligung in den Newsletterversand erteilt wird.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, z. B. über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail oder per E-Mail an kindernachtrennen@scdhfk.de. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

8. Foto- und Videoaufnahmen während der Veranstaltung

Während des Kindernachtrennens können Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden. Dabei unterscheiden wir zwischen allgemeinen Übersichts- und Stimmungsaufnahmen sowie Aufnahmen, bei denen einzelne Kinder erkennbar im Mittelpunkt stehen.

9. Allgemeine Foto- und Videonutzung ohne Einwilligung

9.1 Zweck der Verarbeitung

Im Rahmen der Veranstaltung können allgemeine Foto- und Videoaufnahmen erstellt und veröffentlicht werden, um über das Kindernachtrennen zu berichten und die Veranstaltung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins zu dokumentieren. Dies betrifft insbesondere: Übersichtsaufnahmen der Veranstaltung, Stimmungsbilder vom Veranstaltungsgeschehen, Aufnahmen größerer Teilnehmergruppen, Aufnahmen vom Start- und Zielbereich, Aufnahmen der Radrennbahn und des allgemeinen Veranstaltungsablaufs sowie Bilder, bei denen keine einzelne Person hervorgehoben im Mittelpunkt steht.

Die Veröffentlichung kann insbesondere erfolgen auf: der Webseite des Vereins, Unterseiten zum Kindernachtrennen, in Vereinsmedien, in Presse- und Veranstaltungsberichten sowie auf Social-Media-Kanälen des Vereins, soweit keine einzelne Person hervorgehoben dargestellt wird.

9.2 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung allgemeiner Übersichts-, Gruppen- und Stimmungsaufnahmen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Dokumentation der Veranstaltung, der Information der Öffentlichkeit über die Vereinsarbeit und der Öffentlichkeitsarbeit für das Kindernachtrennen. Das Kindernachtrennen ist eine öffentlich wahrnehmbare Sportveranstaltung. Bei allgemeinen Veranstaltungsaufnahmen steht nicht die einzelne Person, sondern das Ereignis im Vordergrund.

Bei der Auswahl und Veröffentlichung der Aufnahmen achten wir besonders darauf, die Interessen und Rechte der betroffenen Personen, insbesondere der teilnehmenden Kinder, zu wahren. Bilder, die einzelne Kinder in unvorteilhaften, unangemessenen oder besonders schutzwürdigen Situationen zeigen, werden nicht veröffentlicht.

9.3 Widerspruchsmöglichkeit

Betroffene Personen bzw. Sorgeberechtigte können der Verarbeitung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen, die auf Grundlage berechtigter Interessen erfolgt, aus Gründen widersprechen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Der Widerspruch kann gerichtet werden an: kindernachtrennen@scdhfk.de.

Bitte geben Sie im Fall eines Widerspruchs möglichst an, auf welche Person und welche Aufnahme oder Veröffentlichung sich der Widerspruch bezieht. Bereits veröffentlichte Aufnahmen werden nach berechtigtem Widerspruch geprüft und, soweit der Widerspruch begründet ist und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die weitere Veröffentlichung bestehen, entfernt oder nicht weiterverwendet. Bei Veröffentlichungen in gedruckten Materialien kann eine Entfernung nach Drucklegung unter Umständen nicht mehr oder nur für künftige Auflagen erfolgen.

10. Foto- und Videonutzung mit Einwilligung

10.1 Wann eine Einwilligung eingeholt wird

Für Foto- und Videoaufnahmen, bei denen einzelne Kinder erkennbar im Mittelpunkt stehen oder die gezielt zur hervorgehobenen Darstellung einzelner Teilnehmender verwendet werden sollen, holen wir eine gesonderte Einwilligung der Sorgeberechtigten ein. Dies betrifft insbesondere: Einzelporträts, Nahaufnahmen einzelner Kinder, Sieger- oder Podestbilder mit hervorgehobener Darstellung, Interviews, gezielte Werbe- oder Kampagnenmotive, Namensnennung zusammen mit einem Bild, hervorgehobene Veröffentlichungen auf Social-Media-Kanälen sowie Veröffentlichungen, bei denen ein einzelnes Kind nicht nur als Teil des allgemeinen Veranstaltungsgeschehens, sondern als Hauptmotiv erscheint.

10.2 Zweck der Verarbeitung

Die Aufnahmen können verwendet werden zur: Berichterstattung über das Kindernachtrennen, Darstellung der Vereinsarbeit, Öffentlichkeitsarbeit des SC DHfK Leipzig e.V., Veröffentlichung auf der Webseite des Vereins, Veröffentlichung in Vereinsmedien, Veröffentlichung auf Social-Media-Kanälen des Vereins sowie Weitergabe an Presse oder Medienpartner, soweit dies in der Einwilligung ausdrücklich genannt ist. Die konkreten Veröffentlichungsorte und Zwecke werden in der jeweiligen Einwilligung benannt.

10.3 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Veröffentlichung dieser Aufnahmen ist die freiwillige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit die Einwilligung für ein Kind erteilt wird, erfolgt sie durch die sorgeberechtigte Person bzw. mit deren Zustimmung. Die Einwilligung ist freiwillig. Die Teilnahme am Kindernachtrennen ist nicht davon abhängig, ob eine Einwilligung in die Veröffentlichung solcher Foto- oder Videoaufnahmen erteilt wird.

10.4 Widerruf der Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann gerichtet werden an: kindernachtrennen@scdhfk.de. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

Nach Eingang des Widerrufs werden die betroffenen Aufnahmen für die Zukunft nicht mehr verwendet und, soweit möglich, von den eigenen Online-Angeboten des Vereins entfernt. Wurden Aufnahmen bereits veröffentlicht oder an Dritte weitergegeben, kann eine vollständige Entfernung aus dem Internet oder aus bereits verbreiteten Medien nicht in jedem Fall gewährleistet werden. Der Verein wird jedoch angemessene Maßnahmen ergreifen, um die weitere Nutzung im eigenen Verantwortungsbereich zu beenden.

11. Veröffentlichung von Ergebnislisten

Im Rahmen der Veranstaltung können Ergebnislisten erstellt und veröffentlicht werden. Diese können insbesondere folgende Angaben enthalten: Vor- und Nachname des teilnehmenden Kindes, Altersklasse oder Startgruppe, Startnummer und erreichte Zeit. Die Veröffentlichung dient der sportlichen Durchführung, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation des Wettbewerbs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Ergebnisdarstellung Bestandteil der Teilnahme am Wettbewerb ist. Ergänzend kann die Veröffentlichung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. Das berechtigte Interesse liegt in der transparenten und sportüblichen Darstellung der Ergebnisse einer Wettbewerbsveranstaltung.

Sorgeberechtigte können aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Veröffentlichung widersprechen. Der Widerspruch kann gerichtet werden an: kindernachtrennen@scdhfk.de. Im Fall eines Widerspruchs prüfen wir, ob schutzwürdige Interessen der betroffenen Person einer Veröffentlichung entgegenstehen oder ob vorrangige berechtigte Gründe für die Ergebnisdarstellung bestehen.

12. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, folgenden Empfängern oder Kategorien von Empfängern offengelegt werden:

• mit der Organisation befasste Mitarbeitende und Beauftragte des SC DHfK Leipzig e.V.,
• Baer-Service GmbH als technischer Dienstleister für Online-Anmeldung und Zahlungsabwicklung (unter Einbindung der race result AG) sowie die an der Zahlung beteiligten Kreditinstitute,
• Dienstleister für Zeitnahme und Ergebnisdarstellung, soweit eingesetzt,
• IT- und Hosting-Dienstleister,
• Fotografen oder Medienbeauftragte, soweit sie im Auftrag des Vereins tätig werden,
• Presse oder Medienpartner, soweit eine Veröffentlichung zulässig ist oder eine Einwilligung vorliegt,
• öffentliche Stellen, soweit gesetzliche Pflichten bestehen.

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht oder eine wirksame Einwilligung vorliegt.

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten aus der Anmeldung werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Kindernachtrennens erforderlich ist.

Anmeldedaten werden grundsätzlich nach Abschluss der Veranstaltung und Ablauf angemessener Nachbereitungs- und Prüfungsfristen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen und die Daten nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sind.

Zahlungs- und Buchungsbelege unterliegen den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel acht bzw. zehn Jahre, § 257 HGB, § 147 AO) und werden nach deren Ablauf gelöscht.

Ergebnisdaten können zur Dokumentation der Veranstaltung und zur sportlichen Nachvollziehbarkeit länger gespeichert und veröffentlicht werden, soweit keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen.

Foto- und Videoaufnahmen, die auf Grundlage berechtigter Interessen veröffentlicht werden, werden so lange genutzt, wie ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit besteht und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen.

Foto- und Videoaufnahmen, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden gelöscht oder nicht mehr verwendet, wenn die Einwilligung widerrufen wird, soweit keine anderweitige Rechtsgrundlage besteht und eine Löschung technisch und organisatorisch möglich ist.

14. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der für die Anmeldung erforderlichen Daten ist notwendig, um am Kindernachtrennen teilnehmen zu können. Ohne diese Daten kann eine Anmeldung und Teilnahme nicht oder nicht vollständig durchgeführt werden.

Die Erteilung einer Einwilligung für Newsletter oder für hervorgehobene Foto- und Videoveröffentlichungen ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Teilnahme am Kindernachtrennen.

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit der Anmeldung und Teilnahme am Kindernachtrennen nicht statt.

16. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung der Rechte genügt eine Mitteilung an kindernachtrennen@scdhfk.de oder an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.

17. Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Dies betrifft insbesondere: allgemeine Foto- und Videoaufnahmen auf Grundlage berechtigter Interessen, bestimmte organisatorische Dokumentationen sowie die Veröffentlichung von Ergebnisdaten, soweit sie auf berechtigte Interessen gestützt wird.

Der Widerspruch kann gerichtet werden an: kindernachtrennen@scdhfk.de. Nach Eingang eines Widerspruchs prüfen wir, ob zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung bestehen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder ob die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche dient.

18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Zuständig ist insbesondere die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte als Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Verein seinen Sitz hat.

19. Stand dieser Datenschutzinformationen

Stand: 04.06.2026. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformationen anzupassen, wenn sich die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Kindernachtrennen oder die rechtlichen Anforderungen ändern.